Mengapa Anda Harus Memiliki Komite 401(k) dan Cara Membuatnya

Apakah Anda berpikir tentang? memulai rencana 401(k) atau punya rencana dan merasa kewalahan dengan tanggung jawab Anda saat ini? Jika Anda menjawab “ya” untuk salah satu dari pertanyaan ini, mungkin inilah saatnya untuk membuat komite 401(k), yang dapat membantu meningkatkan manajemen rencana dan meringankan beban administrasi Anda. Ingin belajar lebih banyak? Baca terus untuk jawaban atas pertanyaan umum tentang komite 401(k).

1. Apa itu komite 401(k)?

Komite 401(k), yang terdiri dari beberapa anggota staf, memberikan pengawasan penting terhadap rencana 401(k) Anda. Memiliki komite 401(k) tidak diwajibkan oleh Departemen Tenaga Kerja (DOL) atau IRS, tetapi merupakan praktik fidusia yang baik untuk 401 (k) sponsor rencana. Tidak hanya membantu berbagi tanggung jawab sehingga satu orang tidak terlalu terbebani, ini juga memberikan pemeriksaan dan keseimbangan yang sangat dibutuhkan untuk membantu rencana tetap sesuai. Secara khusus, komite 401(k) menangani tugas-tugas seperti:

  • Menilai vendor rencana 401(k)
  • Mengevaluasi statistik partisipasi dan keterlibatan karyawan
  • Meninjau investasi, biaya, dan desain rencana

2. Siapa yang harus menjadi komite 401(k) saya?

Yang terpenting, siapa pun yang berperan sebagai fidusia rencana harus memiliki peran dalam komite karena mereka bertanggung jawab secara hukum atas keputusan rencana. Selain itu, ada baiknya untuk memiliki:

  • Chief Operating Officer dan/atau Chief Financial Officer
  • Direktur Sumber Daya Manusia
  • Satu atau lebih anggota manajemen senior
  • Satu atau lebih peserta rencana

Pemimpin senior dapat memberikan wawasan dan pengawasan keuangan yang berharga; namun, penting juga bagi peserta rencana untuk memiliki perwakilan dan masukan. Ingin tahu berapa banyak orang yang harus dipilih? Ini biasanya didasarkan pada ukuran perusahaan Anda – perusahaan yang lebih besar mungkin ingin memiliki komite yang lebih besar. Untuk menghindari suara seri, pertimbangkan untuk memilih jumlah anggota yang ganjil.

Setelah Anda memilih anggota komite Anda, saatnya untuk menunjuk seorang ketua untuk menjalankan rapat dan seorang sekretaris untuk mendokumentasikan keputusan.

3. Bagaimana cara membuat komite 401(k)?

Langkah pertama dalam membuat komite 401(k) adalah mengembangkan piagam. Setelah didokumentasikan, piagam komite harus diikuti dengan hati-hati. Tidak harus panjang, tetapi harus mencakup:

  • Tujuan panitia – Tujuan dan ruang lingkup wewenang, termasuk siapa yang bertanggung jawab untuk mendelegasikan wewenang itu
  • Struktur panitia – Jumlah dan jabatan anggota yang memberikan suara dan tidak memberikan suara, peran komite (misalnya, ketua, sekretaris), dan prosedur penggantian anggota
  • Prosedur rapat komite – Frekuensi rapat, agenda rutin, definisi kuorum, dan prosedur pemungutan suara
  • Tanggung jawab panitia – Review dan pengawasan vendor; evaluasi statistik rencana, desain dan keterlibatan karyawan; dan penilaian kepatuhan rencana dan operasi
  • Dokumentasi dan laporan – Proses pencatatan dan pendistribusian risalah rapat dan kewajiban pelaporan

Setelah Anda memilih anggota komite Anda dan membuat piagam, penting untuk melatih anggota tentang tugas fidusia mereka dan memberi kesan kepada mereka pentingnya bertindak demi kepentingan terbaik peserta rencana dan penerima manfaat. Dengan komite 401(k), rencana Anda akan berjalan lebih lancar dan efektif.

Author: Jimmy Garrett