Apakah Rencana 401(k) Anda Gagal Uji Kepatuhannya?

T&J Kegagalan Kepatuhan

T: Hal pertama yang pertama: apa sebenarnya pengujian kepatuhan 401(k) dan kapan itu dilakukan?

Kadang-kadang disebut pengujian “non-diskriminasi”, pengujian kepatuhan dilakukan segera setelah penutupan tahun rencana, jadi kira-kira pertengahan Januari hingga pertengahan April untuk rencana tahun kalender. Singkatnya, 401 (k) rencana harus lulus tes ini setiap tahun untuk memverifikasi bahwa itu tidak menguntungkan karyawan dengan kompensasi tinggi (HCE) dengan mengorbankan karyawan yang tidak diberi kompensasi tinggi (NHCE) secara tidak adil. Meskipun ada jumlah tes kepatuhan, salah satu yang paling penting adalah tes “persentase penangguhan aktual”, atau ADP.

T: Apa sebenarnya yang dilihat dari tes ADP?

Dengan uji ADP, kami membandingkan rata-rata persentase penangguhan 401(k) untuk HCE dengan rata-rata persentase penangguhan 401(k) NHCE. Jika selisihnya lebih besar dari margin tertentu (seperti terlihat pada tabel di bawah), rencana tersebut dikatakan “gagal” dalam uji ADP.

Tarif NHCE rata-rata Tarif Rata-rata HCE Maksimum
Di bawah 2% 2 x Tarif NHCE
2% hingga 8% 2% + Tarif NHCE
Lebih dari 8% 1,25 x Tarif NHCE

Penting untuk dicatat bahwa tingkat penangguhan rata-rata untuk tujuan pengujian memperhitungkan semua karyawan yang memenuhi syarat, termasuk karyawan aktif dan yang diberhentikan untuk tahun rencana. Sebagai catatan tambahan, ini mungkin berbeda dari bagaimana tarif penangguhan rata-rata ditentukan untuk tujuan kesehatan rencana, yang biasanya melihat pada tarif penangguhan rata-rata hanya dari peserta yang secara aktif berkontribusi.

T: Apa sebenarnya konsekuensi dari kegagalan tes ADP?

Ini mungkin lebih menakutkan daripada kedengarannya karena dapat dengan mudah diperbaiki. Ada dua cara untuk memperbaiki kegagalan. Salah satunya adalah mengembalikan kelebihan 401(k) kontribusi ke HCE yang terkena dampak. Jumlah pengembalian dana tergantung pada ukuran kegagalan, tetapi dikenakan pajak kepada karyawan yang terkena dampak (seringkali pemilik dan manajer senior) yang kemungkinan besar akan terkejut dengan pergantian peristiwa ini. Tidak pernah ada percakapan yang mudah untuk dilakukan oleh administrator rencana.

Metode kedua adalah memberikan kontribusi korektif (sama dengan margin yang gagal) yang dikenal sebagai Kontribusi Non-elektif Berkualifikasi (QNEC) kepada semua karyawan yang tidak diberi kompensasi tinggi. Ini mungkin mahal bagi majikan, tetapi jika margin yang gagal kecil dan perusahaan berada di sisi yang lebih kecil, ini mungkin merupakan alternatif yang baik untuk memperbaiki kegagalan. Umumnya, koreksi ini perlu diselesaikan dalam dua setengah bulan setelah akhir tahun rencana yang diuji (15 Maret untuk rencana tahun kalender).

T: Oke, sebelum kita melangkah lebih jauh, pastikan semua orang berada di halaman yang sama sehubungan dengan definisi HCE dan NHCE.

Ah, dan di situlah beberapa kesenangan 401(k) masuk karena sebenarnya ada cara berbeda untuk mendefinisikan kategori karyawan ini. Dan sponsor rencana memiliki beberapa fleksibilitas dalam memilih definisi yang dapat memudahkan rencana untuk lulus pengujian kepatuhan. Tetapi satu hal yang penting untuk diketahui adalah Anda hanya perlu menentukan siapa yang termasuk dalam kategori HCE karena NHCE hanyalah sisa (yaitu, orang lain).

Kompensasi dapat dipahami sebagai salah satu faktor dalam menentukan apakah seseorang adalah seorang HCE atau tidak. Tapi itu berdasarkan data kompensasi tahun sebelumnya. Jadi jika kami pada bulan Februari 2021, melakukan pengujian kepatuhan 2020 pada sebuah rencana, kami memerlukan data kompensasi 2019 dari sponsor paket. Itu dapat menyebabkan banyak kebingungan pada awalnya, terutama untuk rencana yang baru dimulai. Misalnya, rencana yang dimulai pada Juni 2020 dapat dimengerti mempertanyakan mengapa mereka perlu memberi kami data kompensasi perusahaan —sebelum rencana 401(k) bahkan ada. Itu karena kita perlu menentukan siapa yang menjadi HCE, dan itu berdasarkan tahun sebelumnya, yang juga dikenal sebagai “tahun melihat balik”. Jelas, jika perusahaan itu bahkan tidak ada di tahun sebelumnya, kami kemudian harus bergantung pada data yang lebih baru. Dan pada kenyataannya, dalam kasus seperti itu, kami tidak akan bergantung pada kompensasi untuk mendefinisikan HCE, tetapi hanya definisi kepemilikan, yang akan kami bahas.

T: Jadi sepertinya pertanyaan logis berikutnya adalah: apa definisi HCE yang berbeda?

Tentu. Jenis karyawan tertentu secara otomatis didefinisikan sebagai HCE terlepas dari kompensasi mereka. Ini bisa menjadi rumit untuk bisnis, terutama yang kecil dan/atau dijalankan oleh keluarga. HCE adalah karyawan yang memenuhi salah satu kriteria berikut:

  • Kepemilikan di Tahun Berjalan atau Tahun Sebelumnya – terlepas dari kompensasi, memiliki lebih dari 5% dari (1) saham perusahaan yang beredar, (2) hak suara di seluruh saham perusahaan, atau (3) modal atau laba dari suatu entitas yang tidak dianggap sebagai korporasi. Ini termasuk anggota keluarga.
  • Kompensasi tahun sebelumnya melebihi Definisi IRS dari HCE. Ini terlepas dari kompensasi tahun berjalan. Pada 2019, jumlah ini adalah $ 125.000.

T: Saya rasa ini mengarah ke metode lain untuk mendefinisikan HCE dan NHCE.

Tepat. Atau, rencana yang lebih besar terutama mungkin ingin mendefinisikan HCE menggunakan metode Pemilihan Kelompok Berbayar Tertinggi (TPG) yang memungkinkan mereka membatasi jumlah HCE hingga 20% karyawan teratas mereka berdasarkan kompensasi tahun sebelumnya. Ini harus didefinisikan dalam dokumen rencana dan dapat bermanfaat jika penerima berpenghasilan tinggi yang tidak termasuk dalam 20% teratas itu berkontribusi secara signifikan, yang pada gilirannya dapat membantu meningkatkan tingkat kontribusi rata-rata dari 80% lainnya.

Satu hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa setiap karyawan yang dianggap diberi kompensasi tinggi menurut definisi kepemilikan akan tetap diperlakukan sebagai HCE, terlepas dari kompensasinya. Jadi persentase pasti HCE yang menggunakan metode TPG sebenarnya bisa melebihi 20%.

T: Jadi, apa saja faktor yang menyebabkan kegagalan pengujian ADP?

Salah satu tantangan paling umum yang kita lihat terjadi ketika rencana dimulai di akhir tahun. Seringkali, HCE yang memiliki lebih banyak pendapatan diskresioner sangat bersemangat dengan rencana dan kemampuan untuk memaksimalkan tabungan dan penangguhan pajak mereka. Jadi, bahkan dengan hanya beberapa periode penggajian yang tersisa di tahun itu, mereka memaksimalkan kontribusi mereka, berkontribusi pada tingkat yang jauh lebih tinggi daripada NHCE, dan menyebabkan rencana itu gagal.

Rencana yang dimulai di akhir tahun harus mewaspadai potensi masalah ini. Jika mereka tidak ingin menunda memulai rencana, mereka harus berkomunikasi dengan HCE bahwa mereka tidak mungkin berkontribusi jumlah tahunan maksimum (dan mungkin berisiko menerima pengembalian pajak kontribusi setelah tahun berakhir).

Pesan kami kepada administrator rencana, bagaimanapun, adalah ini: jika satu-satunya fokus untuk memulai rencana 401k adalah untuk memungkinkan pemilik atau HCE lain untuk memaksimalkan kontribusi mereka, diperingatkan bahwa rencana Anda mungkin gagal dalam tes ADP. Ingatlah bahwa sebagai pemegang fidusia, Anda harus menjalankan rencana demi kepentingan semua karyawan Anda.

T: Ada hal lain yang harus diperhatikan?

Rencana lain yang mungkin perlu lebih berhati-hati termasuk rencana kecil, terutama jika pemiliknya mungkin satu-satunya HCE. Jika karyawan lain tidak memberikan kontribusi atau kontribusi yang cukup, itu bisa sulit.

Kerutan lain dapat terjadi ketika ada HCE yang berpenghasilan kurang dari jumlah kompensasi maksimum menurut undang-undang. Antara lain, ini adalah jumlah maksimum yang dapat digunakan saat melakukan perhitungan pengujian. Pertimbangkan HCE di bawah usia 50 yang memberikan kontribusi tahunan maksimum 401(k) kontribusi sebesar $19.500. Jika mereka mendapatkan jumlah kompensasi maksimum menurut undang-undang sebesar $285.000 untuk tahun 2020, itu setara dengan 6,8% dari gaji. Namun, jika mereka hanya menghasilkan $ 150.000 (yang juga memenuhi syarat sebagai HCE), $ 19.500 yang sama diterjemahkan menjadi tingkat kontribusi 13%. Jadi kisaran kompensasi HCE dapat berdampak besar pada ADP HCE tersebut.

T: Bagaimana rencana memastikan bahwa mereka tidak gagal dalam tes ADP?

Bagi mereka yang tidak sadar, ada satu solusi yang sangat mudah. Tes kepatuhan ADP dapat dilewati sama sekali jika rencana tersebut mengadopsi a Desain rencana Safe Harbor, yang membutuhkan kontribusi wajib. Tentu saja, perusahaan perlu mempertimbangkan biaya tambahan terhadap manfaat dari pengurangan sakit kepala kepatuhan dan kemungkinan pensiun yang didanai lebih baik untuk karyawan mereka. Tetapi untuk rencana yang dimulai di akhir tahun, mengadopsi Safe Harbor adalah cara yang bagus untuk menghindari potensi kegagalan pengujian dan harus mengembalikan kontribusi ke HCE.

T: Dan bagaimana jika desain paket Safe Harbor terlalu mahal?

Selain mengadopsi desain rencana Safe Harbor, ada hal-hal lain yang dapat dilakukan rencana untuk mengurangi kemungkinan gagal dalam pengujian. Misalnya, mengimplementasikan pendaftaran otomatis untuk semua karyawan pada tingkat yang cukup tinggi bisa sangat membantu. Kebanyakan orang tidak memilih keluar dari paket atau mengubah jumlah kontribusi default mereka. Jadi jika paket tersebut berkontribusi pada semua orang, katakanlah 6%, mungkin ada peluang yang jauh lebih baik bahwa paket tersebut akan lulus pengujian ADP.

Selain itu, terkadang (tetapi tidak selalu) a kontribusi yang cocok benar-benar dapat memotivasi karyawan untuk menabung lebih banyak. Misalnya, jika karyawan harus berkontribusi 6% untuk mendapatkan kontribusi maksimum pemberi kerja, mereka akan lebih mungkin untuk berkontribusi dalam jumlah tersebut. Seringkali ini membutuhkan komunikasi yang jelas dan konsisten untuk memastikan bahwa karyawan yang baru memenuhi syarat untuk paket tersebut juga mengetahui fitur yang cocok dan bagaimana mereka dapat memperoleh jumlah maksimum. Yang mengatakan, jika pemberi kerja bersedia menanggung biaya kontribusi yang sesuai, maka desain rencana Safe Harbor mungkin lebih masuk akal karena menghilangkan ketidakpastian yang terkait dengan pengujian kepatuhan sama sekali.

Rencana juga dapat memutuskan untuk menggunakan metode pengujian Tahun Sebelumnya, yang memungkinkan mereka untuk membatasi kontribusi rencana HCE ke depan berdasarkan hasil pengujian tahun sebelumnya. Ini bukan jaminan bahwa rencana akan lulus uji ADP, tetapi mengurangi kemungkinannya.

T: Apa saran Anda untuk rencana yang gagal dalam tes ADP?

Pertama-tama, jangan panik. Bukan hal yang aneh jika rencana gagal dalam tes ADP. Meskipun demikian, ada baiknya menganalisis apa lagi yang terjadi dengan desain rencana yang dapat berdampak negatif pada tingkat partisipasi atau kontribusi. Contohnya:

  • Apakah persyaratan kelayakan membatasi untuk berkontribusi pada rencana yang sebaliknya dapat membantu meningkatkan keterlibatan NHCE?
  • Apakah rencana dibuat tersedia untuk semua karyawan yang memenuhi syarat sesuai dengan dokumen rencana? Kecuali jika tertulis dalam dokumen rencana bahwa karyawan paruh waktu dan/atau musiman seperti magang tidak dapat berkontribusi pada rencana tersebut sampai mereka memenuhi persyaratan kelayakan tertentu (khusus untuk kelas karyawan ini), mereka harus diberi kesempatan untuk berkontribusi pada rencana tersebut.
  • Apakah definisi kompensasi rencana (tidak termasuk kompensasi pra-partisipasi misalnya) mencondongkan persentase kontribusi rata-rata dan memengaruhi pengujian dengan cara yang tidak terduga?

Tentu saja, kami memperingatkan semua orang bahwa pengujian dapat berubah dari tahun ke tahun, terutama untuk rencana baru atau perusahaan yang baru memulai, jadi ini bukan sesuatu yang tunggal dan selesai. Rencana baru yang lulus tahun pertama mereka terutama harus berhati-hati agar tidak terlalu berpuas diri dalam berpikir bahwa mereka tidak akan memiliki masalah di masa depan.

Selain itu, rencana harus memantau keterlibatan rencana, memperhatikan tidak hanya pada tingkat partisipasi tetapi juga tingkat kontribusi rata-rata dari kelompok karyawan yang berbeda, dan terus mengomunikasikan manfaat dari rencana tersebut, terutama kepada kelompok-kelompok yang paling perlu mendengarnya. Perbaikan dapat bekerja dengan rencana untuk mengembangkan strategi untuk menjangkau karyawan mereka.

Tanya jawab dilakukan pada tahun 2021 dan dimaksudkan untuk mendidik.

Author: Jimmy Garrett